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飘天文学 www.piaotian.tw,文秘基础知识无错无删减全文免费阅读!

    背景说明:你是光华公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

    一、

    便条

    钟苗:

    江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察,请你按公司惯例做出接待计划与安排,计划形成后交我审阅,待批准后再去相关部门交办具体适宜。

    谢谢

    行政经理苏明

    xx年11月21日

    参考答案:

    1、说明接待计划的三项内容:

    (1)接待规格;

    (2)日程安排;

    (3)经费列支。

    2、人员安排中计划中应写明;

    (1)主要陪同人员;

    (2)主要工作人员;

    (3)住宿地点、标准、房间数量;

    (4)宴请时间、地点、标准、人数;

    (5)会见、会谈地点、人数、参与人员。

    3、日程安排计划:

    (1)日期、时间、地点;

    (2)活动内容;

    (3)陪同人员。

    4、接待经费计划(列支);

    (1)工作经费;

    (2)餐饮费;

    (3)住宿费;

    (4)交通费;

    (5)参观费;

    (6)其他不可预见费用。

    二、

    备忘录

    发自:行政经理苏明

    发给:秘书钟苗

    日期:xx。11。21

    内容:

    公司成立的开发部近期有5名员工要出差,请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤,我看过后再交给他们参考执行。

    谢谢

    参考答案:

    我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是;

    1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况,并亲自签字。

    2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。

    3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门,领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付,完成商务工作。

    4、在进行商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方索取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

    5、商务工作结束,申请人应将发票附在出差报销单后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的,在提交票据和报销凭单后,方可返还现金。

    6、如果事实商务工作时,计划的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出的部分才可得到报销。

    三、

    便条

    钟苗:

    一些员工对信息存储过程不太了解,时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事,没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理,请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料,在下周三下午由你向员工作介绍。

    行政经理苏明

    xx年11月21日

    参考答案:

    1、登记:

    (1)登记的含义:登记即建立信息的完整记录。

    (2)登记分为两种类型;

    1总括登记,对存储信息按批分类登记;

    2个别登记,按信息存储顺序逐件登记。

    (3)登记形式有两种:卡片式登记、薄册式登记。

    2、编码:

    (1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

    (2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

    (3)编码的两种方法:

    1顺序编码法,按信息发生的先后顺序或统一标准编码;

    2分组编码法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类。

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